Madame, Monsieur,
L’assemblée générale est pour nous, l’occasion de vous présenter un bilan de l’activité du Conseil Syndical.
L’année a notamment été marquée par un changement de Syndic voté lors de la dernière AG : la passation des dossiers entre Nexity/Lamy et ImmoMax a été difficile; l’ancien syndic n’ayant jamais réalisé une « vraie gestion », la plupart des documents étaient en désordre et non classés. La passation qui, selon la loi, doit se faire dans le mois suivant la rupture (4 semaines), à mis en réalité prêt de 7 à 8 semaines… Plusieurs erreurs de comptabilités et de gestion ont été découvertes lors de cette passation.
Enfin, un changement au sein de la société ImmoMax (départ de la collaboratrice « Julie ») a également généré un peu plus de retard dans la prise en charge et la gestion courante des demandes.
Expertise de la copropriété
Lors de la précédente AG en 2014, il avait été décidé de nommer un expert en construction immobilière qui avait pour mission de relever toutes les irrégularités de constructions en plus de celles qui avaient déjà été relevées par le Conseil Syndical lui-même.
Plusieurs sociétés d’expertise ont été proposées par ImmoMax et une a été choisie par le Conseil Syndical:
Le RdV s’est effectué à la fin du mois de janvier 2015, mais le rapport ne nous est parvenu que durant la dernière semaine du mois de mars alors qu’il était prévu d’être livré au bout de 15 jours.
La lecture de ce compte rendu (disponible ici) n’a pas la qualité escomptée, les éléments rapportés étant plus qu’approximatifs. L’envoi vers notre promoteur n’a pas été réalisé de ce fait.
Changement des sociétés liées à l’entretien de la copropriété
- Société de ménage
La société SEMELLE qui réalisait le ménage sur la copropriété et qui était en place depuis notre installation a été changée au profit de la société DE OLIVEIRA.
L’intérêt pour la copropriété a été double: non seulement cette nouvelle société facture moins cher que la précédente, mais elle met à disposition de notre copropriété, une personne à plein temps qui est chargée de nettoyer les parties communes, sortir les poubelles et arroser les jardins fleuris durant l’été. La loge a donc été aménagée par le Conseil Syndical au début du mois d’avril afin de pouvoir recevoir la personne de cette société.
Cette nouvelle société s’était d’ailleurs engagée à réaliser avant la fin du mois de juin 2015, un nettoyage complet du parking à titre gracieux (réalisé le 24 juin 2015).
- Société d’entretien des jardins
La société « Voisin Parcs & Jardins » qui avait réalisé les espaces verts lors de la construction s’était vu attribuer en juillet 2014, la gestion des espaces verts de la copropriété, un peu sous la pression et sans autre alternative proposée par l’ancien Syndic (LAMY).
Un premier bilan avait déjà été réalisé à la fin de l’automne et malgré quelques relances et remarques, rien ne semblait bouger : il a donc été décidé de remettre en concurrence plusieurs sociétés entre elles pour l’entretien de nos jardins. 5 sociétés, dont la société en place [qui n’a pas souhaité se déplacer], ont été contactées; 3 sociétés se sont présentées au RdV qu’on leur avait proposé, 2 uniquement ont retenu notre intérêt.
Ce fut au final la société « E.V.E.A. » qui a été choisie au vu des retours que nous avions eu un écho favorable de la part de personnes utilisant leurs services. Le coût pour la copropriété est de 400€ en plus par an, mais cette société semble plus « flexible » et sérieuse quand aux travaux à réaliser : avant même le début du contrat (1er juillet 2015), elle s’est déplacée à nouveau pour refaire un bilan des actions à réaliser et traiter une partie des parterres de fleurs (la période y était propice).
- Société d’entretien des ascenseurs
La société OTIS qui a réalisé l’installation des ascenseurs au sein de la copropriété durant les travaux de construction avait été choisie « de fait » comme société pour en assurer la gestion et l’entretien.
Cette société posait beaucoup de problèmes dans la relation que l’on pouvait avoir avec elle : délais d’intervention et la qualité de ses prestations (ascenseur retombant en panne plusieurs fois malgré des réparations soi-disant faites), difficulté pour avoir des RdV, difficultés pour avoir des éléments tangibles, ont fait que le Conseil Syndical a recherché de nouvelles sociétés avec qui travailler.
3 sociétés ont été mises en concurrence et c’est la société IREA qui a été choisie. Le « bouche-à-oreille » a beaucoup fonctionné pour définir cette nouvelle société ainsi que ses tarifs. Nous espérons également qu’elle saura être à la hauteur des espoirs que nous mettons en elle pour la gestion et l’entretien de nos appareils. Elle a débuté son activité le 1er aout 2015.
Travaux demandés suite à l’AG 2014
- Pose d’un miroir dans la rampe d’accès au parking
La pose du miroir a été réalisée quelques semaines après la décision prise en AG.
- Poteau extérieur à la sortie du parking
Une réunion avec Mr le Maire nous a permis de le solliciter pour la pose de poteaux en sortie de notre parking : plusieurs véhicules avaient l’habitude de se garer dans le haut de la rampe, sur les trottoirs jouxtant la copropriété, etc… La pose de ces poteaux ainsi que l’activité du CS pour lutter contre les incivilités liées au stationnement abusif ont permis de limiter aujourd’hui ces agissements.
- Place de parking : suppression des encombrants sur ces places
Lors de l’AG 2014, il avait été indiqué que notre copropriété n’avait toujours pas reçu l’agrément « pompier » dû à plusieurs problèmes, dont l’occupation de place de parking par des éléments autres que des véhicules moteurs: à ce titre, il avait été demandé d’agir de façon à ce que l’on puisse faire repasser les pompiers afin d’obtenir leur agrément. Dans un premier temps et au cours du 1er trimestre 2015, le CS a relevé les numéros de place de parking ne répondant pas aux exigences.
Le CS s’est donc mobilisé par la suite en association avec le Syndic, pour élaborer une lettre qui a été apposée sur l’ensemble des véhicules dont la place était obstruée ou occupée en plus de leur véhicule. Plusieurs relances et un suivi régulier a été réalisé par les membres du Conseil Syndical. Un bilan complet a été transmis au syndic ImmoMax durant le mois de juin 2015 afin qu’il prenne acte des faits et fasse appliquer le règlement afin d’avancer sur ce dossier. Le bilan faisait état d’environ 36 contrevenants dont 50% environ ont réagi positivement, 25% environ n’ont que partiellement appliqué ce qui leur était demandé et les 25% restant sont des personnes qui n’ont jamais agi.
Activité du Conseil Syndical
- Organisation
Notre copropriété est toute jeune et notre Conseil Syndical l’est également. Pour cette nouvelle année, il a fallu murir dans nos relations et notre façon de travailler, être plus « professionnel ».
Le Conseil Syndical se réunit maintenant tous les 3 mois: cela permet de suivre plus facilement l’évolution des dossiers, mais également de réaliser des relances et de se fixer de nouveaux projets et objectifs.
Pour rendre cela le plus transparent possible, le CS a donc mis en place un affichage public des comptes rendu de ses réunions afin d’en faire part aux personnes habitant la copropriété; les propriétaires bailleurs avec qui nous avons pu échanger, ont reçu aussi pour certain, les derniers comptes rendus par email.
L’acquisition de panneau d’affichage supplémentaire pour les halls a été envisagé par le CS, mais il ne nous a pas été possible de retrouver le même style de panneau que ceux déjà en place: c’est donc un projet remis à l’an prochain, d’autant que cela aurait permis un meilleur affichage des éléments propre à notre copropriété (règlement intérieur, affichage des comptes rendu, liste des actions de ménage, etc…).
Pour faciliter la communication et les échanges, le CS prévoit également de se doter d’un site WEB qui lui permettra de mieux communiquer, de pouvoir répondre aux questions qui lui seront posées, mais aussi de présenter la résidence et de la situer en l’Ile de France. Il sera présenté lors de l’AG 2015.
Enfin, au sein du CS, chaque personne peut être chargé d’un projet: cela a été le cas cette année pour trouver des sociétés venant remplacer celles en place et dont nous n’étions pas contents. Cela a permis une meilleure répartition des charges de travail entre chaque membre.
- Relation avec le Syndic
Le Conseil Syndical a régulièrement travaillé de concert avec le Syndic. Les échanges ont été nombreux et pas forcément faciles pour ce dernier : nous avons opté effectivement pour un Conseil Syndical sans « présidence » officielle et donc, sans une personne suivant 24h/7J/365 les dossiers et les connaissant.
Toutefois, afin de faciliter les échanges avec le syndic, le CS s’est organisé avec une « présidence tournante » : durant un trimestre, un seul interlocuteur est ainsi proposé au syndic, chargé de la communication et des remontées avec celui-ci, mais également des RdV avec les sociétés externes, etc… Cette organisation a été choisie, car une « présidence » peut être particulièrement « prenante » au niveau d’un emploi du temps… Cela devrait s’estomper (on l’espère !) avec le temps, mais beaucoup de choses ont encore besoin d’attention et nos plannings de « bénévole » pour la copropriété, ne nous ont pas permis d’avoir des journées de plus de 24h.
- Remplacement des poubelles et enlèvement
Le CS a vu avec le temps, ses poubelles et ses locaux se dégrader: d’une part, un grand nombre de poubelles ont été cassées lors des chargements dans les camions et d’autre part, certains locaux n’avaient pas le nombre adéquat de poubelles en fonction du nombre d’habitants des halls dont dépendaient ces locaux. Le CS s’est donc mis en relation avec les services intercommunaux de Boissy afin de se faire livrer de nouveaux conteneurs et négocier pour en avoir un peu plus. Dès le mois de mars, de nouveaux conteneurs nous ont été livrés et redistribués au sein des 2 bâtiments.
Un grand nombre de personnes a pris l’habitude de voir nos locaux poubelles comme un espace de « déchetterie »: les cartons ne sont pas pliés, les sacs-poubelle ne sont pas mis dans les conteneurs ou des meubles [cassés] sont déposés dans le local tout simplement sans même être démontés. Un affichage pour sensibiliser les habitants au respect des lieux et des règles a été installé sur la porte de chaque local, incitant à utiliser les déchetteries proches de la ville pour les objets encombrants et faire en sorte que ces locaux ne soient plus considérés comme des « vide-greniers » ou des débarras.
- Entretien courant: toit végétalisé, fermeture des portes sur les parties communes, pompes de relevage et extracteurs d’air…
Le CS a répondu présent lors de l’intervention de plusieurs sociétés, dont celle qui s’est occupée de l’entretien des toitures végétalisées (durant 2 jours), mais également, de celle qui s’est déplacée pour réparer les portes donnant accès aux parties communes (3 jours de préparation/relève des portes dysfonctionnant et 5 jours pour accompagner le réparateur), etc…
Le CS intervient également en cas d’absence du syndic, au moment où celui-ci est fermé et où il faut parfois trouver des solutions pour arrêter une alarme (pompes de relevage, extracteur d’air qui s’emballe, etc…), mais également signaler des incidents comme par exemple la rupture d’un tuyau sur un panneau solaire. Cela est rendu possible grâce aux contacts que le CS possède en interne, mais aussi par ses compétences internes.
- Présence de rats au sein de la copropriété
Suite à plusieurs remontées, le CS a découvert l’existence d’une population de rats rodant autour de la copropriété dès le mois de février… Il a donc été décidé de faire réaliser des devis pour une dératisation et se prévenir contre une invasion. Le CS s’est tourné vers le syndic qui a immédiatement contacté plusieurs sociétés. Les devis rapportés dans un premier temps n’étaient pas cohérents et une nouvelle demande à donc été faite pour avoir une actualisation des devis. C’est finalement, au début du mois de juin qu’une société a été choisie pour réaliser cette opération annuelle.
- Fête des voisins
Le CS s’est mobilisé dès le mois d’avril pour définir la date de la fête des voisins au sein de notre copro: la date officielle ne paraissant pas « adaptée », le CS a donc décidé de faire cela le dimanche 7 juin à midi, espérant que ce moment pouvait être le plus adapté pour tous… Le lieu choisi fut le terrain de boules afin de ne pas déranger les personnes ne souhaitant pas participer.
Une publicité importante a été réalisée avec l’obtention de « goodies » « Fêtes des Voisins » récupérés par un membre du CS, cela afin de garantir la bonne humeur et réaliser le déjeuner. Malheureusement, peu de monde s’est déplacé, probablement dû au lieu choisi et la météo « très » clémente ce jour-là. Le CS espère simplement voir plus de nouvelles personnes à la prochaine édition, l’an prochain.
Incivilité & actions du CS
Les incivilités ont été nombreuses cette année en tout point:
- Vols dans le parking et vandalisme sur des véhicules
Depuis le printemps 2014, il n’avait pas été relevé de vols au sein de la copropriété et dans les parkings plus particulièrement… toutefois, durant une nuit à la fin du mois de mars 2015, plusieurs véhicules ont eu leurs vitres brisées, des objets personnels dérobés et malheureusement pour nous, des « plip parking » volés en même temps.
Le CS a rappelé à cette occasion qu’il était important de ne pas laisser de BIP dans les véhicules et qu’en cas de perte ou vol, le titulaire devait en faire la déclaration (afin de le désactiver au niveau de la porte) et avoir la possibilité d’en commander un nouveau auprès du syndic (NB: le prix d’un BIP est de 96€ TTC). Le CS a également répondu aux propriétaires soucieux de savoir ce qui pouvait être fait pour éviter cela, mais regrette que les propriétaires ou locataire s’étant fait voler, ou ayant perdu un bip parking, ne l’ai pas fait désactiver à minima.
La CS a réfléchi à des solutions, mais aucunes n’est véritablement viable économiquement ou fiable permettant de repérer les voleurs. Une proposition sera toutefois proposée à l’AG 2015 pour contrer (partiellement) les tentatives de vols dans le parking.
- Incivilité dans le parking: le problème du stationnement
Les places de parking sont numérotées et sont la propriété de personnes ayant acheté un appartement dans la copropriété. Il arrive toutefois que certaines personnes prennent possession, sans en demander l’autorisation, de place qui ne leur appartient pas: plusieurs copropriétaires se sont plaints de telles pratiques. Enfin, il existe plusieurs espaces au sein des 2 niveaux de parking pouvant être utilisés comme emplacement de stationnement: c’est le cas par exemple de la place devant le local poubelle située en dessous du bâtiment 6bis, mais également de la (petite) place située à gauche en entrant dans le parking… En dehors d’une utilisation accordée à la société de ménage, ces stationnements sont interdits, tout comme le stationnement dans la rampe de parking, devant le poste EDF, etc… situé à l’extérieur.
Le CS a s’est donc mobilisé pour aller à la rencontre quand cela était possible, des contrevenants en leur expliquant ces interdictions. Des actions pour motiver un peu plus les récalcitrants ont également été actionnées: des autocollants et des panneaux d’interdiction sont venus compléter nos actions courantes.
- Place « zéro » et objet encombrant
La place « zéro » est la dénomination donnée à l’emplacement située à gauche à l’entrée du parking. Cette place n’est pas une place de stationnement. C’est un espace pour le stockage du sable et du sel dont on pourrait avoir besoin au niveau de la rampe.
Cette place, depuis l’été 2014, a été un lieu ou beaucoup de personnes l’ont prise pour un dépotoir : un grand nombre de cartons et d’emballages s’accumulait régulièrement y compris lorsque le CS a commencé à indiquer qu’il était interdit d’y déposer des cartons, plastique, meuble cassé & poubelles.
A la fin du mois de févier 2015, il a été décidé d’évacuer ces déchets: plusieurs solutions se sont offertes et nous avons finalement opté pour un coût à « zéro » euro. Le CS a durant une soirée, débarrassé l’ensemble des déchets déposés à cet endroit afin de les faire reprendre par les équipes communales des objets encombrants. Une affiche a été apposée afin de sensibiliser les habitants à ne plus utiliser cet endroit comme dépotoir.
Divers
- Projet sur la pergola
La pergola de notre copropriété, initialement prévue pour recevoir les poubelles en attente de chargement, n’a plus d’utilité à ce jour. En effet, les éboueurs n’ont jamais souhaité sortir les poubelles de ce local pour les charger et ont souhaité que ces dernières soient mises au plus près de la route : un emplacement de stationnement a donc été supprimé pour le réserver au stockage des poubelles en attente du camion.
La pergola n’ayant plus d’activité et le besoin d’un local vélo se faisant sentir au sein de la copropriété (NB: il en existe un de 6m² au 1er sous sol), le CS a donc engagé une réflexion et des démarches auprès de la mairie pour avoir l’autorisation de la voirie pour transformer ce local. Des plans d’architecte ont été créés ainsi qu’une recherche de société pouvant réaliser ce type d’opération.
Actuellement, le projet a été mis en pause suite à la découverte d’anomalies dans le règlement de copropriété empêchant la réalisation de ce projet: le CS espère pouvoir le représenter – sauf avis contraire – à la prochaine AG.
- Comptes de la copropriété: le cas Nexity
Le CS s’est aperçu lors de l’analyse des comptes que la société NEXITY, qui détient toujours un certain nombre d’appartements au sein de la copropriété, ne s’acquittait pas de ses charges.
Le CS a donc demandé au syndic d’agir afin de régulariser la situation: une partie des charges impayées ont été récupérées, mais pas l’intégralité. Un suivi est réalisé par le CS sur l’évolution de ce propriétaire qui ne paie pas ses charges.
La copropriété a besoin d’un Conseil Syndical fort, efficace, motivé et représentatif: comme chaque année, nous appelons à la mobilisation des compétences, des bonnes volontés et nous vous invitons à nous rejoindre dans un esprit constructif et amical.
Les membres du Conseil Syndical ont à cœur de maintenir la résidence dans un bon état et cela nécessite un suivi important : on remercie les membres du Conseil Syndical pour le temps passé à exercer cette fonction bénévole et pour le bien de tous.
Le Conseil Syndical:
Mme Bauzon & Duval
Mr Bénet, Bertin, Boutry, Leloup, Pierre & Savary