Compte rendu du Conseil Syndical : Mars 2016

Date: 25 mars 2016

Présent:

• Christophe SAVARY – Bâtiment 6 (A)
• Sonia ZAWISLAK – Bâtiment 6bis (A)
• Myriam ELUARD – Bâtiment 6 (A)
• Mylène BAUZON – Bâtiment 6bis (A)
• Naziha BENALI DUVAL – Bâtiment 6 (A)
• Nicolas LELOUP – Bâtiment 6bis (B)
• Omar HASSOUNI – Bâtiment 6 (A)
• Thierry BÉNET – Bâtiment 6bis (B)

Absent:

• Marc BERTIN – Bâtiment 6 (A) (excusé)
• Arnaud BOUTRY – Bâtiment 6 (A) (non excusé)

Début de séance : 20h00
Fin de séance : 23h00

Sujets abordés :

Compte rendu entretien avec ImmoMax : Présentation : Mylène & Thierry

Plusieurs points ont été abordés avec notre syndic lors de la réunion que nous avons eu avec lui le lundi 15 février 2016. Parmi les sujets :

1. Méthode de communication
   Il est reproché à ImmoMax de ne jamais donner de confirmation dès qu’un email lui est adressé; ainsi, il nous est généralement impossible de dire si le point est en cours de traitement ou pas.
   Le responsable d’ImmoMax promet de faire des progrès dans sa communication.
2. Retour sur le PV d’AG & l’AG
   Plusieurs propriétaires avaient remontés des irrégularités dans le comptage des voies lors de la précédente assemblée générale.
   Après avoir remonté les différents points à Mr Heurtevent, il s’avère que le comptage est bon: les différences sont dut à la méthode de comptage en fonction des personnes qui arrivaient, partaient et la prise en compte ou pas de leur vote au moment de leur arrivée.
   Il a aussi été rappelé à Mr Heurtevent que la scéance d’AG 2015 avait été très chaotique et que beaucoup de propriétaires s’en sont plaint.
3. Retours sur les 2 D.O. du 1er et 2eme sous-sol de parking
   Nous avons, depuis l’automne dernier, présenté 2 dossiers en « Dommage Ouvrage » (« DO »). La Dommage Ouvrage est une assurance qui a été contractée par le promoteur lors de la construction de l’immeuble. Les 2 dossiers concernent des problèmes d’étanchéité au sous-sol de l’immeuble : les sous-sols ont été inondés à plusieurs reprises et à 2 endroits différents.
   L’assureur a pour l’instant refusé de prendre en charge les travaux pour régler ces problèmes considérant que cela ne met pas en demeure l’immeuble.
4. Relève des compteurs par la Ste ISTA
   ISTA est la société avec laquelle nous avons contracté pour gérer le comptage de l’utilisation du chauffage central et de l’eau chaude. Nous sommes engagés jusqu’en 2023 avec cette société :elle réalise la relève des compteurs deux fois par an.
   Plusieurs problèmes ont été rencontrés avec cette société : les relèves sont généralement partielles, elle réalise ses relevés à des dates non connues et très aléatoire, demande parfois aux résidents d’être présent alors que l’ensemble des compteurs sont gérés en « télé-relève »…
   Tous ces aléas ont entraînés plusieurs problèmes pour facturer « normalement » les propriétaires sur leurs consommations réelles; le choix qu’avait fait l’ancien Syndic (NEXITY / LAMY) pour parer à ce problème était de répartir les charges en fonction du tantièmes détenus par les propriétaires sur la résidence. Cette méthode n’était toutefois pas juste et adéquate du fait de l’absence de certains propriétaires qui ne consommaient pas mais payaient toutefois une quote part sur la facturation d’eau chaude et de chauffage. Aucune régularisation n’est possible à cette date dû au fait d’un manque de chiffres remontés par ISTA pour cette période.
   ISTA remonte toutefois depuis peu, des chiffres de consommation correspondant à un numéro d’appartement.
   Le cabinet ImmoMax aidé de son juriste, essaie de faire pression sur la société ISTA, mais sans réelles possibilités : les difficultés pour facturer au plus juste continueront donc à persister tant que ISTA n’aura pas une méthode sur les relevés plus professionnels.
5. Prise en compte de la nouvelle assurance de la copropriété
   La nouvelle assurance choisie par le Conseil Syndical a été actée. Cette assurance a été souscrite auprès de la société AXA et le contrat à permis de diminuer légèrement le coût annuel.
6. Prise en compte du nouveau contrat de GAZ voté en AG
   Le changement de contrat de gaz proposé en Assemblé Générale a bien été souscrit par ImmoMax; une légère différence à la baisse a même été constatée sur le contrat final.
7. Point sur la conformité pompier
   La copropriété ne possède toujours pas la certification délivrée par les pompiers : pour rappel, elle permet aux propriétaires de pouvoir « boxer » leur place, garantie un remboursement maximal en cas de sinistre et assure également à la copropriété, la possibilité de revente des places de parking sans problèmes légaux.
   La certification a déjà été demandée 2 fois et refusée deux fois suite à de nombreuses malfaçons au sein des parkings et des places transformées en lieu de stockage.
   Le CS se bat depuis plus d’un an pour faire reculer le stockage sur les places de parking. Une nouvelle opération est en cours en association avec le Syndic.
   Prochainement, un RdV avec les pompiers sera proposé pour essayer d’obtenir leur conformité.
8. Point sur les impayés au sein de la copropriété
   De nombreux propriétaires au sein de la copropriété ne règlent pas ou n’ont jamais réglé leurs charges depuis leur emménagement.
   Cela peut être un vrai fléau au sein d’une copro comme la nôtre, pouvant mettre à mal ses finances rapidement et partir dans un engrenage d’endettement. Le CS essaie donc de faire régulièrement un point avec le cabinet de Syndic sur les propriétaires qui ne paient pas ou irrégulièrement,
   Jusqu’à l’été 2015, le constructeur Nexity était par ailleurs toujours propriétaire de plusieurs appartements : à ce titre, il était soumis aux mêmes charges que ceux qui avaient acheté leur appartement au sein de la copropriété… Au début de l’année 2015, la somme totale s’élevait à un peu plus de 60K€; lors de l’AG de septembre 2015, ImmoMax nous avait annoncé une purge rapide de la dette puisque tous les appartements avaient été vendu et 30K€ de charge avaient été payé.
   Mais en date du 15 février 2016, les 30K€ restant sont toujours dû. ImmoMax a donc relancé une procédure en justice pour pouvoir récupérer la dette.
9. Liste des documents de la copro sur l’extranet du cabinet ImmoMax
   ImmoMax comme tous les cabinets de Syndic, doit maintenant proposer un « extranet » aux propriétaires de copropriété dont il a la gérance. Celui d’ImmoMax n’était pas complet et la liste des documents non mis à jour ou manquant.
   Le CS à donc demandé à ImmoMax de mettre à jour son extranet afin de pouvoir accéder notamment au carnet d’entretient de l’immeuble.
10. Point sur les courriers envoyés aux propriétaires ayant installé des cabanes ou palissades non autorisées par le règlement de copropriété
    ImmoMax a envoyé au 2eme semestre 2015 un certain nombre de lettre à des propriétaires qui ont pris « quelques latitudes personnelles » et qui ne respectent pas le règlement interne de la copropriété.
    Le règlement de copropriété a été remis à chaque propriétaire lors de la signature du contrat d’achat chez le notaire. Celui-ci explique les droits et devoirs de chaque propriétaires vis à vis de la copropriété. Cette réglementation a été transposée dans un document proposé et voté en AG 2015 et pour information auprès des locataires (bien que ces derniers doivent être mis au courant par leur propriétaire – obligatoire depuis l’AG 2015).Pour rappel : il est interdit d’installer quoi que se soit dans les parties communes sans qu’un vote en assemblé générale n’ai accordé le droit à l’installation[NB: les jardins/terrasses/etc… détenus par les propriétaires au RdC ou étages (balcons compris) ne font pas parti de leur bien, ils en ont « le simple usufruit« ].Il est important que la copropriété garde une certaine harmonie et le syndic est en charge de la faire respecter.

Point sur les taches réparties lors de la dernière réunion

1. 1. Trouver des panneaux d’affichage pour les halls
      Myriam & Sonia
      Présentation des recherches de panneaux d’affichage pour les halls: certains n’en possèdent pas, d’autres tout juste pouvant afficher qu’une seule page A4. Le choix s’est porté pour l’affichage de 6 pages A4 afin de pouvoir afficher :
      – 2 pages A4 pour les comptes rendu du Conseil Syndical
      – 1/2 page A4 pour publicité du site WEB et contact Syndic
      – 1/2 page A4 pour « Vous déménagez, contactez le Conseil Syndical »
      – 1 page A4 pour afficher le règlement de la copro
      – 1 page A4 pour rappeler les dates et lieux pour la sortie des encombrants.
      – 1 pages A4 pour d’autres informations occasionnelles
      Le choix définitif du style des panneaux sera défini lors de la prochaine réunion du CS.
   2. Installation des panneaux d’interdiction de stationnement sur mur local poubelle du Bat2/A
      Nicolas à récupéré des panneaux d’interdiction de stationnement, il ne reste plus qu’à les accrocher sur les murs situés près du local poubelle du bâtiment 6bis. Cela devrait être fait avant la fin du mois d’avril 2016.
      A cet endroit, plusieurs véhicules stationnent régulièrement pensant que cela ne gène personne: non seulement, le stationnement est interdit à cet endroit, mais en plus, les véhicules qui stationnent sur ces espaces empêchent parfois certains propriétaires ou locataires de garer leur voiture sur leur place de parking situé juste en face. Les panneaux seront donc mis pour rappeler que ces espaces ne sont pas dédiés au stationnement
   3. Recommander 100 autocollants « Interdiction stationnement »
      Christophe
      La commande n’a pas été passée: elle le sera en même temps que le choix des (fausses) caméras et panneaux indiquant que la copropriété est sous surveillance vidéo si le budget le permet.
   4. Réaliser plusieurs devis pour achat sac de sel (10 sacs de 10 Kg)
      Mylène
      Proposition de devis: le choix se porte sur les sacs de sel de 25Kg dont le coût est de 13€/sac chez Leroy Merlin; 2 sacs seront achetés (NB: la copro en possède déjà 1 au sous-sol) avant l’hiver afin de pouvoir assurer un dégagement des trottoirs interne et externe (dont nous avons la charge) à la copro ainsi que le dégagement de la descente vers le parking
   5. Réaliser 2 types de texte à joindre aux autocollants
      Thierry pour le texte + validation CS / Myriam pour édition
      Le CS a débattu sur 2 textes qui seront apposés sur les véhicules qui ne stationnent pas correctement au sein de la copro ou dans son périmètre (descente de parking). Les textes seront encore remaniés avant édition mais leur mise en place devrait arriver avant l’été.
      L’idée de ces lettres est d’expliquer aux personnes pourquoi elles ne doivent pas stationner à l’endroit ou elles se sont installées : le CS préfère sensibiliser les contrevenants plutôt que d’utiliser la « manière forte » pour régler ce type de litige.
   6. Texte pour publicité site WEB
      Thierry
      Il a été décidé que le référencement du site Web de la copro ne sera pas fait sur les principaux moteur de recherche (Google, Yahoo, Bing, etc…): aussi, pour que toutes les personnes rattachées à la copro (propriétaires & locataires) puissent en connaitre son adresse, l’affichage de son URL sera réalisé dans chaque hall d’entrée.
      Le texte de présentation est en cours de remaniement et sera débattu à nouveau dans des échanges interne du CS avant le 15 avril..
   7. Relever l’ensemble des nom/prénom & numéro d’appartement sur toutes les boites aux lettres
      Nicolas & Omar
      Afin de pouvoir refaire l’ensemble des étiquettes des boites aux lettres, les noms & prénoms de chaque personne ont été relevés durant le mois de mars 2016. Cette liste au format tableau va pouvoir être exploitée par le CS pour créer des étiquettes qui viendront remplacer celles situées sur les boites aux lettres ainsi que dans le panneau d’affichage dédié au facteur.
      Le coût d’une étiquette en passant par un éditeur (société) externe est de 15€ environ : le CS éditera en interne chaque étiquette afin de pouvoir économiser sur ce type de charge et les mettra à disposition sous peu dans chaque boite aux lettre. Un texte explicatif sera joint à ces nouvelles étiquette de boites aux lettre afin de sensibiliser les personnes à les mettre en place.
   8. Définition emplacement des Caméras et panneau de signalétique suite aux votes en AG de l’installation de ces caméras/panneaux d’affichage ; devis pour achat et installation panneaux « attention caméras »
      Christophe
      Présentation du projet d’affichage des panneaux « Copropriété sous surveillance » et des  modèles de caméras factices.
      Un devis complet doit encore être présenté.
   9. Relève & étude pour le remplacement des ampoules dans la copropriété par des ampoules LED
      Nicolas & Omar
      La copropriété possède de nombreuses ampoules halogène qui consomment beaucoup. Bien que le système d’éclairage possède un système d’allumage et d’extinction automatique, il est encore possible de réaliser des économies sur les charges EDF en remplaçant les ampoules (qui grillent parfois souvent) par des ampoules LED.
      Nicolas & Omar ont donc recensé l’ensemble des ampoules et ont présenté un tableau avec chaque type, puissance, durée de vie estimée et coût sur une moyenne estimée de consommation. Face à ce tableau, un autre tableau montre le coût et le gain possible en remplaçant nos ampoules par des LED. Au final, le coût du remplacement pourrait être amorti sur l’année.
      Un nouveau chiffrage sera réalisé par un électricien durant le mois d’avril: nous pourront alors comparer nos estimations.
      Le bilan final sera présenté lors de la prochaine AG, en fin d’année 2016.

Point sur problème d’ouverture des trappes de désenfumage dans le bâtiment A au RDC, 1er et 4ème étages : Débat : tous & que faire ?

Dans de nombreux escaliers, mais plus particulièrement dans le hall 1 du 6 Bd de la gare, les trappes de désenfumage s’ouvrent et restent ouvertes tant qu’une action manuelle d’un professionnel n’a pas été réalisée – ce qui engendre un coût pour tous, locataire et propriétaires.

Pourquoi ces trappes s’ouvrent elles ?

Il n’y a que 2 moyens d’ouvrir ces trappes: soit manuellement via un système électrique disponible dans les colonnes techniques, soit en fumant dans les parties communes.

Pourquoi est-ce dommageable ?

Cela est dommageable car légalement les trappes doivent rester fermées afin d’éviter la propagation d’un éventuel incendie (qui peut ne pas produire de fumée et qui, dans le cas de trappes ouvertes, pourrait être accentué par des appels d’air dû à ces ouvertures).

Le CS demande donc à tous de ne pas fumer dans les couloirs et d’éviter d’ouvrir les portes d’appartement pour évacuer les fumées de cuisine (NdR: c’est du « vécu » !!!) afin de ne pas déclencher les trappes de désenfumage dont le coût de réarmement n’est pas négligeable pour la copropriété. C’est un vrai manque de civisme de la part de certaines personnes; une note sera rédigé par Naziha qui sera par la suite distribuée dans toutes les boites aux lettres du 6 Bd de la Gare/Bat. A.

Validation du devis de remplacement du miroir dans l’ascenseur du hall A / Batiment 6bis bd de la gare (environ 800€€)

L’un des miroirs dans l’ascenseur de ce bâtiment à « disparu » – certainement suite à un endommagement de celui-ci lors d’un déménagement (?). Nous sommes dans l’obligation de le changer: un coût de 800€ environ sera donc réparti sur les charges pour son remplacement.

RAPPEL

Si vous déménagez, merci d’avertir le Conseil Syndical qui se chargera de poser des protections dans votre ascenseur

Avis et échanges sur notre entreprise de nettoyage

Certaines personnes trouvent que la personne en charge du nettoyage de la copro ne serait pas à la hauteur de ce qui lui est demandé; un certain laxisme serait constaté sur le nettoyage de certaines parties de la copro.

Naziha se met en relation avec Mylène afin de déterminer une date ou un point pourra être fait avec la société de ménage.

Enfin, il est rappelé que la femme de ménage qui possède un bureau dans la loge n’est pas une gardienne : elle ne peut en aucun cas récupérer des colis de la part de la Poste, Collisimo, UPS ou tout autre société de distribution. Un rappel à la société de ménage sera fait en ce sens.

Occupation des couloirs au 5eme du Bat A / 6bis

Des personnes au 5eme étage du hall A / Batiment 6bis Bd de la gare ont déposés de vieux meubles dans les couloirs.

Il est rappelé que cela est bien sûr interdit… d’autant que ces meubles font apparaître des vis et pointes pouvant blesser des enfants. Un délai jusqu’au 20 avril est donné pour l’enlèvement de ces meubles: au delà de cette date, ils seront mis aux encombrant le mercredi suivant.

Questions diverses posées par les propriétaires & locataires :

• Quid des relevés des compteurs calorifiques

Voir informations donnés sur la société ISTA ci-dessus.

• Dette de Nexity

Nexity doit toujours environ 30 000 € à la copropriété : notre syndic ImmoMax a entamé une procédure juridique afin de pouvoir récupérer le non perçu.

• Travaux moquette

Normalement, cela devrait se faire avant l’été; pas de date précise encore…

• Travaux contact à clef

idem que pour les travaux de moquette

• Remboursement des charges de chauffage

Nous n’avons pas les relevés au 30/03/2015, nous ne pourrons réaliser une régularisation à la fin de l’exercice en cours, mais seulement au suivant. La régularisation  se fera lors de l’AG qui statuera sur l’exercice se terminant au 30/06/2017

• Remboursement de la charge prévu pour financer l’expertise de l’immeuble voté lors de l’AG 09/2014 : y aura-t-il une régularisation si oui… Quand ?

Le remboursement s’est fait en avril 2015

• La pancarte « la forêt » a l’entrée du 6B, peut elle être retirée ? Ça fait plusieurs mois qu’elle est là…

Pour retirer cette pancarte, il suffit d’appeler l’agence qui l’a posée.

• Point sur les dossiers sinistres du parfait achèvement

Parmi les choses qui avaient été mises en évidence sur la non conformité, les couvertines recouvrant le haut des murs au niveau des toits de la copropriété vont être pris en charge par l’assurance Dommage Ouvrage; une facture de 300 000€ a été établie. Cela devrait permettre à plusieurs copropriétaires de pouvoir retrouver des murs moins humides dans leur bien puisqu’il ne devrait plus y avoir de fuite par la suite. On peut espérer obtenir la rénovation des couvertines avant la fin de l’année.

• Lors des heures de pointes pour les douches (matin et soir) la pression de l’eau est nettement moindre. Surtout au 5ème étage…

Le CS est régulièrement sollicité sur les problèmes d’eau chaude ou de pression. Cela se produit essentiellement le matin…

Il n’est malheureusement pas possible de faire quelque chose sur ces sujets: d’une part, la pression est celle délivrée par la ville et le système hydraulique de la copropriété ne peut se substituer à celle délivrée par la commune. Enfin, concernant les problèmes d’eau chaude, il est conseillé à chacun de détartrer leu mitigeur qui peuvent être responsable de ce type de problème.

• Dans l’ascenseur du 6 bis, bât A les colonnes lumineuses se déboîtent souvent.

A reporter à la société d’entretien des ascenseurs

Informations diverses

• Déplacement des deux arbres & aménagement jardin

2 arbres ont été déplacés dans le jardin principal de la copropriété. Ces 2 arbres, encore jeunes, auraient pu entraîner des problèmes dans l’avenir sur les canalisations de la copropriété pour celui près du bâtiment 6 Bd de la Gare/Bat. B tandis que celui proche de la sortie de la cheminée aurait eu des problèmes de croissance et d’équilibre. Conformément à l’annonce en AG 2015, le CS à accepté le devis proposé par la société en charge de l’entretien des jardins pour habiller avec 4 bacs, l’entrée de la copropriété au niveau du 6bis Bd de la Gare.
Les plantes ont été plantées au début du mois de mars 2015 et devraient s’épanouir durant l’année pour former un bel ensemble.

• Dégâts des eaux parties communes

Le hall A du 6bis Bd de la Gare a été touché par une inondation qui a détérioré non seulement le hall, mais également une partie des appartements situés au dessus: une fuite dans un appartement du 2eme étage dû à un joint défectueux à ainsi pu causer près de 20K€ de travaux prévus pour la rénovation.

Le CS demande donc à tous – locataires & propriétaires – de vérifier tous leurs joints (robinets & tous d’éviers/baignoire/douche/etc…) pour éviter que ce problème ne revienne.
Le coût engendré et qui sera payé par l’assureur, sera à terme repayé par nous tous, l’assureur augmentera sa cotisation annuelle l’année suivante [NB: elle augmente en fonction du nombre de sinistre déclaré]

• Site WEB : présentation & questions orientation (moteur de recherche, ergonomie, couleur, fonctionnalité, etc…)

La présentation de ce site WEB a été faite au CS lors de cette réunion.
Elle a permis de pouvoir s’accorder sur certains points esthétiques (lien pour la connexion, l’inscription, etc…) mais aussi de définir son ambition : promouvoir la copropriété (pour les futurs acquéreurs), partager des informations et discuter des problèmes de la copropriété mais également des évolutions que l’on souhaite pour la copropriété. Il a toutefois été décidé de ne pas référencer le site WEB sur les moteurs de recherche.